Inklaring is het volledige proces van douaneafhandeling bij import, van het indienen van de aangifte en het betalen van rechten tot de vrijgave van goederen door de Douane.
Volledig douaneproces bij import: van documentatie en aangifte tot vrijgave
Doorlooptijd varieert van minuten (automatisch) tot dagen (fysieke controle)
Omvat classificatie, waardebepaling, aangifte, betaling en vrijgave
Wordt meestal uitgevoerd door een douane-expediteur namens de importeur
Kan worden versneld door AEO-status en vereenvoudigde procedures zoals domiciliering
Inklaring (customs clearance) is het alomvattende proces waarbij goederen die van buiten de EU worden ingevoerd door de Douane worden afgehandeld en vrijgegeven voor vrij verkeer. Het proces omvat het verzamelen en controleren van alle benodigde documenten (commerciele factuur, paklijst, vervoersdocument, oorsprongscertificaten), het classificeren van de goederen onder de juiste goederencode, het vaststellen van de douanewaarde, het indienen van de douaneaangifte via DMS, het betalen of borgen van de verschuldigde invoerrechten en btw, en het verkrijgen van de vrijgave.
De doorlooptijd van inklaring varieert sterk: bij automatische vrijgave (geen selectie voor controle) kan het proces binnen enkele minuten worden afgerond. Bij selectie voor documentencontrole moet de aangever aanvullende documenten overleggen, wat de doorlooptijd verlengt tot enkele uren of dagen. Bij fysieke controle moeten de goederen worden gepresenteerd bij een controlelocatie, en kan de doorlooptijd oplopen tot meerdere werkdagen. Factoren die de doorlooptijd beinvloeden zijn de volledigheid van de documentatie, de risicoscore van de zending, de AEO-status van de aangever en het seizoen (piekperiodes rond feestdagen).
In de praktijk wordt inklaring meestal uitgevoerd door een douane-expediteur die optreedt als directe of indirecte vertegenwoordiger van de importeur. De expediteur beschikt over de benodigde kennis, software en vergunningen om het proces efficient af te handelen. Bij regelmatige import kan het inklaringsproces verder worden geoptimaliseerd door gebruik te maken van vereenvoudigde procedures zoals domiciliering, waarbij goederen op de eigen locatie worden vrijgemaakt.
Een container met consumentenelektronica uit China arriveert maandagochtend om 06:00 in de haven van Rotterdam. De douane-expediteur heeft alle documenten (factuur, paklijst, B/L, certificate of origin) al vooraf ontvangen en gecontroleerd. Om 08:15 dient hij de invoeraangifte in via DMS met de juiste goederencode 8528.72 (flatscreen-televisies, 14% invoerrecht) en een douanewaarde van EUR 350.000. Om 08:18 ontvangt hij de status "Toestemming Wegvoering" en de PIN-code voor de containerterminal. Om 09:30 staat de container op de vrachtwagen richting het distributiecentrum. Totale inklaringstijd: 3 minuten doorlooptijd in het systeem.
Bij automatische vrijgave (geen controle) duurt inklaring slechts enkele minuten in het systeem. Bij documentencontrole kan het enkele uren tot een dag duren. Bij fysieke controle kan de doorlooptijd oplopen tot 2-5 werkdagen, afhankelijk van de beschikbaarheid van douanepersoneel en de complexiteit van de controle.
De basisset bestaat uit: commerciele factuur, paklijst, vervoersdocument (B/L, AWB of CMR), en eventueel een oorsprongscertificaat voor preferentiele tarieven. Afhankelijk van het product kunnen ook importvergunningen, keuringsrapporten of conformiteitsverklaringen nodig zijn.
U kunt in principe zelf inklaren als u beschikt over een EORI-nummer en aansluiting op DMS via Digipoort. In de praktijk schakelen de meeste bedrijven een douane-expediteur in vanwege de complexe regelgeving, de benodigde software en het risico op fouten die tot navorderingen kunnen leiden.
Ontdek meer over gerelateerde douanetermen
CustomsLens automatiseert uw douaneprocessen met AI. Van documentherkenning tot aangifte, wij maken het eenvoudig.